Gegründet - was nun?

Bonitätsprüfung, Mahnwesen, Inkasso – mit diesem Dreiklang sichern sich Inhaber ab

Eine komplette Dachsanierung mit Dämmung, neuer Gaube, Notausstieg, dazu noch eine Solaranlage - für Dachdeckermeister Ralf Müller* aus Köln war das ein lukrativer Auftrag, den er im Angebot mit rund 60.000 Euro kalkuliert hatte. Der Kunde aus Bensberg bei Köln zeichnete gegen, Müller legte los. Nach rund vier Wochen war der Auftrag abgewickelt, der Handwerker schrieb eine Komplettrechnung und widmete sich neuen Aufträgen.

Stutzig wurde er erst, als das Geld ausblieb und der Auftraggeber nach der ersten Mahnung angebliche Mängel monierte. Womit Müller selbst nicht gerechnet hatte: Weil das Geld aus dem Auftrag nicht einging, geriet er selbst auf einmal in einen Liquiditätsengpass. Schließlich hatte er das Material für die Bensberger Baustelle vorfinanziert und musste selber für andere laufende Aufträge in Vorleistung gehen. Als er dann die Gehälter seiner Mitarbeiter bezahlen und die Mittel zur Sozialversicherung abführen wollte, ging ihm selber finanziell die Luft aus. Die Bank lehnte eine Zwischenfinanzierung ab – und ein florierender Betrieb ging in die Insolvenz. Das Tragische: Mit einer einfachen Bonitätsprüfung hätte Möller die Pleite verhindern können. Denn die Auskunft über die finanzielle Situation des Auftraggebers hätte eigentlich nur eine Reaktion zugelassen: Abstand von einer Geschäftsbeziehung zu nehmen.

Das Beispiel zeigt: „Selbst gut laufende Unternehmen sind vor einer Pleite nicht gefeit, wenn sie die Grundregeln im Geschäftspartnermanagement nicht beachten“, sagt Rechtsanwalt Volker Ulbricht, Hauptgeschäftsführer beim Verband der Vereine Creditreform. „Und das besteht aus dem Dreiklang Bonitätsprüfung, Buchhaltung inklusive Mahnwesen und Inkasso.“ Anders formuliert: Zu allererst sollte ein Handwerker immer die Bonität eines Kunden überprüfen. Dann muss eine zügige und formal korrekte Rechnungsstellung mit festen Zahlungszielen erfolgen. Und schließlich muss der Firmeninhaber für den Fall, dass Kunden nachlässig bei der Rechnungsbegleichung agieren, ein Inkasso-Unternehmen einschalten.

Denn wenn Gelder ausbleiben, sind die Folgen fatal. Verliert ein Unternehmen, das eine Umsatzrendite von fünf Prozent hat, einen Scheck mit 5.000 Euro, muss es schon 100.000 Euro mehr Umsatz machen, nur um diesen Verlust auszugleichen. Das sind Gelder, die dann bei der Vorfinanzierung neuer Aufträge oder für die Begleichung eigener Zahlungsverpflichtungen fehlen. „Hier beobachten wir oft einen Dominoeffekt“, sagt Thomas Melchert, Leiter der Betriebsberatung der Handwerkskammer Münster. „Wenn ein Kunde nicht zahlt, sinkt der Gewinn und die Zahlungsfähigkeit wird vermindert. Folgen der verminderten Liquidität können der Verzicht auf Lieferantenskonto, ein schlechteres Bankrating verbunden mit einer eingeschränkten Kreditfähigkeit bis hin zur Existenzgefährdung durch Insolvenz sein.“

Betriebsinhaber sollten daher immer großen Wert darauf legen, dass das Geld für geleistete Arbeit und vorfinanzierte Materialien pünktlich auf dem Firmenkonto landet. Doch das ist nicht immer der Fall: Im Herbst 2009 hatten rund 30 Prozent aller Unternehmen einen Monat nach der Rechnungsstellung immer noch nicht das Geld auf dem Konto, 2,3 Prozent mussten sogar drei Monate auf den Zahlungseingang warten, hatte die Mittelstandsumfrage Herbst 2009 von Creditreform ergeben. „In vielen Fällen ist ein solch langer Zahlungsverzug gleichbedeutend mit einem Zahlungsausfall“, urteilt denn auch Creditreform-Hauptgeschäftsführer Ulbricht.

Gleich 13 Prozent der Mittelständler beklagten im Herbst 2009 Forderungsverluste in Höhe von mehr als einem Prozent ihres Jahresumsatzes. Grund genug also, das Rechnungswesen immer up-to-date zu halten und säumige Schuldner höflich, aber termingerecht zu mahnen. Ist nach 30 Tagen das Geld nicht auf dem Konto, muss die Mahnung raus. Nach 30 Tagen, so hat es der Gesetzgeber festgelegt, geraten Schuldner automatisch in Verzug.

Soweit sollten es Betriebsinhaber aber erst gar nicht kommen lassen. „Schon eine intensive Information während der Geschäftsanbahnung reduziert das Risiko von Zahlungsausfällen oder Betrugsversuchen erheblich“, weiß Berater Melchert. Das fängt mit einer simplen Adressüberprüfung an: Ist der potenzielle Kunde auch tatsächlich derjenige, der zu sein er vorgibt?

Dann geht es ans Eingemachte: die Überprüfung der Zahlungsfähigkeit. „Schon in der Phase der Geschäftsanbahnung kann ein Unternehmer die Bonität von potenziellen Kunden überprüfen. Das dafür erforderliche berechtigte Interesse des Unternehmers liegt durch den möglichen Geschäftsabschluss vor“, erklärt Ulbricht. Dabei können Betriebsinhaber auf das Know-how von Auskunfteien und Informationsdienstleistern wie Creditreform setzen. Das Prinzip der verschiedenen Auskunfteien ist ähnlich: Sie schöpfen ihre Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Handels-, Gewerbe- oder Vereinsregistern und ergänzen diese mit Informationen über Insolvenzverfahren und Angaben aus Schuldnerverzeichnissen. Liegen zudem Bilanzen, Geschäftsberichte oder Eigenauskünfte vor, fließen auch diese Angaben mit in die Bonitätsbewertung ein. „Informationen, die wir von den Unternehmen selbst erhalten, werden bei uns stets auf ihre Plausibilität überprüft – beispielsweise mittels Branchenanalyseprogrammen“, erläutert Creditreform-Chef Volker Ulbricht.

Unterm Strich verwalten die Auskunfteien gleich mehrere Millionen Datensätze. Creditreform, mit derzeit jährlich fast 15 Millionen erteilten Firmenauskünften Marktführer in Deutschland, verfügt beispielsweise über eine Datenbank mit 3,9 Millionen Datensätzen über Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler, die kontinuierlich aktualisiert wird. Auf Privatpersonenseite kommen noch einmal rund 60 Millionen Datensätze zu 22 Millionen Bundesbürgern hinzu.

Ein Blick in die Firmenauskunft reicht – und der so genannte Bonitätsindex, der sich aus mehr als 15 Merkmalen zusammensetzt, gibt Auskunft über die aktuelle Zahlungsfähigkeit des Auftraggebers. Bei einem kritischen Indexwert sollte man im Zweifel lieber auf einen scheinbar lukrativen Auftrag verzichten. „Für Unternehmen lauert ein doppeltes Risiko“, warnt Thomas Melchert. Eine gelieferte Ware oder eine Dienstleistung ist dann schon verbraucht und bietet keinen Gegenwert mehr, der sichergestellt werden könnte. „Dann sitzt der Handwerker nicht nur auf der unbezahlten Rechnung, sondern kann auch noch für gelieferte Ware gerade stehen.

*Name geändert

Check-Liste: Forderungsausfälle vermeiden

„Der Kunde ist zwar König, aber ein wirklich guter Kunde ist nur der Kunde, der bezahlt“, mahnt Thomas Melchert, Betriebsberater der Handwerkskammer Münster. Einige wenige, aber effektive Maßnahmen reichen aus, um das Risiko unbezahlt bleibender Rechnungen zu minimieren. So landet das Geld auch auf dem Firmenkonto:

  • Kundenkartei muss stimmen. Schon allein die richtige und vollständige Erfassung der Kundendaten wie Firmenname, Rechtsform, Inhaber, Kontaktdaten und Ansprechpartner helfen, Rechnungen auf dem richtigen Schreibtisch landen zu lassen.
  • Rechtssichere Fakten schaffen. Keine Arbeiten ohne Vertrag ausführen und dabei Auftragsformulare und AGB stets aktuell halten.
  • Bonität prüfen. Bei Neukunden ist es Pflicht, bei Altkunden reicht ein regelmäßiger Check der Bonität. Abhängig vom Bonitätsergebnis individuelle Kreditlimits einräumen.
  • Teilrechnungen stellen. Bei Neukunden im Endverbraucherbereich hat sich bei kleineren Sachen Barzahlung als sinnvoll erwiesen. Bei größeren Aufträgen immer mit Anzahlungen und Abschlagsrechnungen arbeiten.
  • Eigentumsvorbehalt nutzen. Mit Kunden verlängerten Eigentumsvorbehalt mit Verarbeitungsklausel vereinbaren. Die gelieferte und weiter verarbeitete Ware gehört dem Kunden dann erst nach der Bezahlung und geht im Falle einer Zahlungsfähigkeit nicht in die Konkursmasse ein.
  • Rechnungswesen optimieren. Rechnung sofort nach Leistungserbringung erstellen und festes Zahlungsziel festlegen. Wer Kunden zum schnellen Zahlen motivieren möchte, sollte über Skonto nachdenken.
  • Geldeingang prüfen. Um auf ausbleibende Zahlungen schnell zu reagieren, Zahlungseingänge permanent prüfen.
  • Mahnwesen definieren. Sobald Gelder nicht pünktlich eintreffen, Mahnwesen mit maximal drei Mahnungen in festen Zyklen festlegen.
  • Schnell Geld eintreiben. Kommt auch nach Mahnungen keine Reaktion, Inkasso-Unternehmern für eine effiziente und schnelle Bearbeitung der Außenstände einsetzen.

„Schon in der Phase der Geschäftsanbahnung kann ein Unternehmer die Bonität von potenziellen Kunden überprüfen. Das dafür erforderliche berechtigte Interesse des Unternehmers liegt durch den möglichen Geschäftsabschluss vor.“ Volker Ulbricht, Hauptgeschäftsführer Verband der Vereine Creditreform

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